共用檔案怎麼管理？負責人、命名與權限先說好

共同檔案說好負責人、命名與權限；變更結構先討論，不自行重排別人的資料。

先說好負責人、權限與命名

示範：共同文件只在指定資料夾編輯，檔名含事項與日期，交付版由一個負責人標記。其他人不私自改整樹路徑，以免連結失效或找不到檔案。

做完後怎麼接著處理？

分享前看誰需要檢視、誰需要編輯，只提供必要範圍；個人證件與私人資料不因共同項目就全部開放。成員離開時依服務功能檢查不再需要的存取。

接著可以看

數位檔案先整理近期下載、主要紀錄放哪裡、找出卡住的原因。